Sería posible lograr una reducción significativa de las copias impresas realizadas haciendo que los empleados se responsabilizaran de sus documentos impresos empleando un código PIN o de una tarjeta especial. Estas medidas pueden hacer que los usuarios den prioridad a lo que verdaderamente necesiten imprimir, reduciendo de esta manera la cantidad de tóner y papel que se malgasta a la hora de imprimir documentos innecesarios que, en ocasiones, incluso se olvidan de recoger.

¿Qué opciones tienen las compañías?

Si partimos de la base que minimizar el gasto de papel y tóner va a reducir los costes de las empresas y el impacto medioambiental, las organizaciones pueden implementar unas soluciones sencillas para ayudarles a realizar un seguimiento de la cantidad de copias de documentos en los diferentes departamentos o individuos, además de permitirles identificar de forma instantánea aquellas áreas en donde pueden obtener ahorro. Soluciones de este tipo son, por ejemplo, el Samsung SyncThru Web Admin Service 5, que ofrece a los gestores de TI una serie de prestaciones para controlar y elaborar informes de las impresoras.

Asimismo, una gran cantidad de estas soluciones utilizan contraseñas y cuotas de uso para limitar, por ejemplo, la cantidad de copias en color permitidas a usuarios individuales o a grupos de usuarios. Por su parte, las prestaciones para elaboración de informes permiten a los administradores de sistemas generar informes personalizados sobre la cantidad de copias realizadas por dispositivo, usuario, grupo o departamento.

Los sistemas basados en PIN, como el Secure Release de Samsung, contribuyen a reducir la cantidad de documentos que se envían a las impresoras y que se olvidan posteriormente, ya que los usuarios necesitan introducir su clave PIN en el dispositivo antes de acceder al documento impreso.

Resultados de España

En nuestro país, como se subrayaba al principio de este artículo, la cantidad de organizaciones que no utilizan tecnologías básicas para la reducción de la cantidad de documentos impresos es cinco puntos inferior a la media europea (78 por ciento, frente al 83 por ciento, respectivamente).

Tan sólo el 12 por ciento cuenta con una impresora con clave PIN para realizar el seguimiento de copias realizadas por individuos y departamentos. Asimismo, tan sólo un seis por ciento de las empresas de nuestro país cuenta con un sistema de impresoras en el que los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a las copias de los documentos.

En todos los diferentes grupos de edad, siete de cada diez trabajadores españoles afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador, la segunda mayor cifra en Europa. Por tanto, también dentro de nuestras fronteras se mantiene la preferencia de los trabajadores más jóvenes por las copias en papel: el 76 por ciento de los encuestados en menores de 35 años mostró estar más dispuestos a leer documentos en papel, en comparación con el 65 por ciento de trabajadores de 35 años de edad como mínimo.

Lightspeed ha realizado este estudio mediante encuestas online realizadas en ocho países europeos: Francia, Alemania, Italia, Noruega, Polonia, España, Suecia y Reino Unido, a un total de 4.529 trabajadores de empresas de más de 50 empleados. En España, el número de participantes fue de 517.