Cuatro de cada cinco organizaciones europeas (83 por ciento) no utiliza las tecnologías básicas para reducir el volumen de recursos a la hora de imprimir documentos, como pone de relieve un informe realizado por Lightspeed, a instancias de Samsung, entre más de 4.500 trabajadores del sector público y privado de ocho países europeos durante el pasado mes de abril.

En España, la situación es algo mejor pero la proporción del 78 por ciento de empresas que tampoco las emplea evidencia que queda mucho trabajo por hacer, especialmente cuando la coyuntura económica actual y la generalizada preocupación medioambiental propician, más que nunca, el ahorro.

Un estudio llevado a cabo por InfoTrends  (Western Europe Page Volume) revelaba que, durante el pasado año, las oficinas y los hogares de Europa Occidental utilizaron 779.000 millones de hojas de papel, una cantidad suficiente para llenar cinco veces el Estadio de Wembley o tres veces el Camp Nou de Barcelona.

Uno de los problemas detectados es la falta de gestión en el uso de las impresoras, el cual deriva en un malgasto de material. Así y todo, la encuesta ha indicado que sólo el 11 por ciento de las organizaciones ha instalado impresoras que sólo pueden utilizarse con una clave PIN para, de esta forma, realizar un seguimiento del material impreso creado por departamentos y por usuarios en particular.

Asimismo, tan sólo el 5 por ciento cuenta con un sistema en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a los documentos impresos. Las empresas de Italia son las que más controlan el malgasto de recursos, aunque únicamente una cuarta parte (26 por ciento) utiliza impresoras con claves PIN o tarjetas especiales para autorizar el acceso. Por su parte, Suecia es el país en donde menos se utilizan estas soluciones, ya que tan sólo uno de cada diez encuestados ha afirmado tenerlas instaladas en sus organizaciones.

“Hemos observado que más de la mitad de los costes de impresión de documentos se encuentran asociados a la compra de papel y tóner”, ha afirmado Graham Long, vicepresidente de Samsung European Printing Operation. “La reducción de recursos resulta una forma ideal para minimizar no sólo los costes, sino también el impacto medioambiental de una compañía. Como los trabajadores aún dependen de las copias impresas, existen unas sencillas tecnologías para ayudar a las compañías a reducir a corto plazo la cantidad de copias de documentos. Asimismo, también pueden poner en marcha una serie de planes de formación para educar a más largo plazo a los usuarios sobre las conductas apropiadas a la hora de imprimir documentos”.

¿Qué fue de la oficina sin papeles?

La mayor dependencia de los PCs, Internet y las herramientas de comunicación como, por ejemplo, el correo electrónico, ha generado unas expectativas generalizadas para conseguir unas “oficinas sin papeles”.

Sin embargo, los resultados de la encuesta muestran que lapreferencia por parte de los trabajadores hacia los documentos impresos es aún muy grande y, por lo tanto, parece que la conservación de los recursos debe verse impulsada por el uso de la tecnología.

En todos los diferentes grupos de edad, más de dos tercios (69 por ciento) de los trabajadores afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador. Aunque puede parecer que los trabajadores de más edad son los que se prefieren las copias en papel, la encuesta demostró justo lo contrario, porque casi tres cuartos (73 por ciento) de los encuestados menores de 35 años mostraron estar más dispuestos a leer documentos en papel, en comparación con dos tercios (67 por ciento) de 35 años de edad como mínimo.