La importancia de optimizar los recursos de impresión

En tiempos de crisis las empresas prestan más atención a sus cuentas de resultados y tienden a reducir la inversión de determinadas partidas consideradas como las más importantes. Pocas son las compañías que analizan en profundidad otras partidas que tienen, a priori, una menor importancia económica, pero que pueden reportar un ahorro muy importante gracias a la implantación de las medidas oportunas.

Uno de los considerados erróneamente como gasto secundario es el relacionado con la gestión de procesos documentales. Durante años, las empresas se han limitado a la instalación de hardware para solucionar sus problemas de impresión, sin tener en cuenta las mejoras y evoluciones que se pueden implementar y que mejorarían la actividad de una compañía. La gran mayoría sólo se preocupa del número y tipo de dispositivos a adquirir. Pero hay mucho más.

Una política de impresión adecuada incluye la puesta en marcha de una consultoría profesional de costes de impresión, que tendrá en cuenta los periodos de mantenimiento en función del dispositivo, la ubicación de los mismos en la oficina, el tiempo mínimo de atención y la asistencia técnica, los TCO, los costes ocultos, el software de contabilidad de impresiones, el software de control, las aplicaciones desarrolladas para cubrir las necesidades de impresión concretas de una determinada oficina, la opciones de digitalización de archivos,… y todos estos factores nos darán pistas para decidir fórmulas de ahorro que podrán llegar a suponer un 25 por ciento menos en nuestra cuenta de gastos de impresión.

Descuidar estos factores está disminuyendo la productividad y generando pérdidas a las empresas. Según nuestros estudios, sólo en la Comunidad de Madrid, las compañías están perdiendo, de media, 17.500 euros anuales por una inadecuada gestión de sus recursos de impresión. Son cifras que podrían ahorrarse. Es dinero que las pymes están perdiendo y que impide que sean más eficientes, más fuertes y que puedan salir adelante en esta crisis que está padeciendo el sector económico en general.

En ocasiones, el simple cambio de ubicación de un dispositivo dentro de la oficina, o la sustitución de un equipo por otro puede generar una importante cifra de ahorro. Pero existen otras acciones que minimizarían el gasto, como por ejemplo reducir el número y tipo de impresiones que no son necesarias. La realidad es que, por desconocimiento del gasto que supone, los empleados realizan impresiones de documentos a color cuando podrían realizarse en blanco y negro, -especialmente en departamentos como el de administración, que no lo necesita,- a doble cara, etc…con el consiguiente gasto que esta actitud provoca.

Existen soluciones que aseguran el cumplimiento de las normas que se establecen en la empresa, lo que genera un ahorro real en la compañía desde el primer día en que la política de impresión entra en marcha. Esta parte del proceso es vital, porque sólo asegurándonos de que se cumplen las reglas marcadas conseguiremos reducir los gastos de forma efectiva. Todo ello ayudará a aumentar la competitividad de los equipos de trabajo y, en definitiva, hará a las empresas más fuertes en tiempos de crisis.