Los Sistemas de Planificación de Recursos de la Empresa (ERP) han avanzado desde los antiguos edificios de las fábricas a las brillantes y nuevas sedes corporativas. Aunque sus raíces se encuentran en los grandes sistemas de producción, los ERPs han evolucionado para incorporar nuevas funciones y sectores, especialmente en el área de las pequeñas y medianas empresas (pymes), que necesitan sistemas integrados para competir en un campo de juego global.

Esta nueva generación de ERP es más que un paquete de contabilidad tradicional, "es el cerebro de la empresa que gestiona todas las facetas de sus operaciones", explica Ray Wong, analista de Forrester Research. La mayoría de los sistemas ERP tiene una base de datos central con diferentes módulos (cadena de suministro, recursos humanos, inventario y nóminas, entre otros) que comparte el acceso a unos datos comunes. Este cerebro colectivo es valorado especialmente por las pymes, que frecuentemente utilizan un elevado número de oxidadas aplicaciones heredadas: el personal pierde una gran cantidad de tiempo tecleando la información una y otra vez. 

Encontrar el mejor ERP

Para la mayor parte de las pymes, el criterio principal para seleccionar un sistema ERP es el de encontrar el tamaño apropiado para sus procesos de negocio, afirma Cindy Jutras, vicepresidenta de Investigación de Industria y ERP de Aberdeen Group. Un reciente estudio comparativo de Aberdeen sobre los ERPs en la pymes indica que las pequeñas empresas sólo utilizan el 26 por ciento de sus funcionalidades debido a los problemas de integración y personalización. “Las pymes no necesitan muchas funciones, sólo que sean las adecuadas”, advierte Jutras. 

Como la vida media de un sistema ERP es de 10 a 15 años, el sistema debe escalar al ritmo de crecimiento de la organización. Pero la escalabilidad también significa que tiene que adaptarse a las pymes. “Las empresas necesitan cuestionarse si están comprando un software que puede configurarse de forma apropiada para las necesidades de las pequeñas empresas”, advierte Barry Malter, Presidente de la consultora Advantage Technologies. “No hace falta una bomba nuclear para limpiar una cocina”. 

La base de la tecnología ERP debería adaptarse a una arquitectura orientada a servicios y abierta que permita la interoperabilidad con otras aplicaciones. La agilidad en la postimplementación es especialmente importante para las pymes. Otras características que debe tener incluye herramientas de workflow, aplicaciones de integración para el desktop, consola personalizable y una suite estándar de informes y de métricas de rendimiento en varias monedas y multilingüe, según David Caruso, fundador de la empresa David Caruso y Asociados. 

Un mercado de compradores

Con las actuales adquisiciones y fusiones hoy en marcha, el espacio tumultuoso del ERP para las pequeñas y medianas empresas puede ser un confuso laberinto de suministradores, pero ahora es un mercado de compradores, con opciones de licencias y precios renovados y un nivel de descuentos sin precedentes. Las soluciones ERP para las pymes incluyen SAP Business One, Oracle Corp. E-Business Suite Special Edition y cuatro productos de Microsoft para ERP (Dynamics AX, GP, NAV y SL). Entre los vendedores de toda la vida de ERPs para las pymes también se encuentran QAD, MAPICS y Epicor Software. El sistema de ERP de Made2Manage para la industria del cable y Friedman, para los fabricantes de armarios, puertas y ventanas son dos ejemplos de los numerosos productos ERP especializados existentes en el mercado. IFS es muy fuerte en el mercado de defensa y medicina. 

Otra opción ERP para las pymes es la del pago de una cuota por el uso del servicio, una solución proporcionada por la empresa NetSuite que ofrece más control del coste y del gasto en equipos. También el sistema ERP de Software como Servicio (SaaS), como el que ofrece Salesforce, puede ofrecer tanto una implementación rápida y facilidad de uso, como una disminución de los costes de propiedad.