Cuidado al comprar un ERP

Pero el paisaje ERP de las pymes está lleno de historias de miedo. Las pequeñas y medianas empresas, en particular, al añadir el tiempo empleado en implementar el ERP -entre cuatro y seis meses- al gran número de responsabilidades que ya tienen, se encuentran con un gran obstáculo. “Las grandes empresas pueden dedicar un departamento y personal específico o consultores externos para dirigir el proyecto”, explica David Cieslak, Director de la firma de consultoría Arxis Technology, “pero frecuentemente las pymes se enfrentan a los proyectos software con recursos escasos”.

Las pequeñas empresas están acostumbradas a las herramientas desktop, al “hacerlo uno mismo”, comenta la representante de Aberdeen. “Pero la mayoría de los ERPs no son tan intuitivos y si una pyme aplica la misma mentalidad a una aplicación corporativa, nunca la llevarán al límite”. Muchas pymes encuentran difícil abandonar su dependencia de procesos basados en el uso intensivo de personal y de hojas de cálculo. 

Las pymes también necesitan examinar el coste total de propiedad. El coste de conversión de datos, los gastos en formación intensiva y los honorarios por pruebas e integración puede significar gastos inesperados de recursos y presupuestos. El servicio externo, el mantenimiento y los servicios y los gastos en TI pueden representar más del 75 por ciento del coste total de un ERP. Añadir expectativas y “agrandar la pelota” (el alcance original del proyecto se expande lentamente) puede provocar que no haya nada que enseñar después de sus inversiones, añade Wes Trochlil, Presidente de la consultora Effective Database Management. 

Buscar lo más adecuado

De hecho, de acuerdo con el informe de Aberdeen, más de una tercera parte de las empresas nunca han calculado el retorno de la inversión  de su implementación ERP, por lo que el valor de su proyecto es desconocido. 

Pero no todo son malas noticias. Brian Leffler, vicepresidente de la empresa de distribución de productos para el control de procesos industriales e instrumentación TTI Instruments, explica que en su empresa utilizaban un conjunto de sistemas antiguos e ineficaces con reducidas capacidades de acceso remoto y costosas facturas en papel.

TTI se enfrentó a un proceso de conversión a ERP de 12 semanas, consolidando cuatro sistemas operacionales en NetSuite, conectándolo con Payflow Pro (ahora propiedad de PayPal) y un enlace con el transportista UPS, conectando así todo el ciclo de vida del cliente. TTI ahorra en la actualidad casi 4.500 euros al año solamente en facturas. 

Naturalmente, “no se puede conseguir todo lo que uno quiere. Soportamos lo que no hace por lo que sí hace”, admite Leffler, quien todavía está retocando el sistema ERP de TTT. Al final, en su opinión, evaluar un software ERP puede ser como comparar camiones Ford, Dodge o Chevrolet. “Todos te llevarán a donde quieras ir, pero hay que buscar cuál es el mejor para ti”.