Con este fin, las Políticas de Uso Aceptable informan a los empleados que su superior puede acceder, revisar y monitorizar los mensajes de voz, correo electrónico o ficheros empresariales que hayan sido creados, almacenados o borrados de un ordenador de la compañía.

Unas adecuadas Políticas de Uso Aceptable deberían contemplar, entre otros:

• Definir qué sistemas están cubiertos por las mismas, por ejemplo, los correos de voz, el correo electrónico, Internet y los sistemas y ficheros informáticos. 
• Especificar que todos los sistemas informáticos en el trabajo están destinados únicamente a propósitos laborales, y que todos los mensajes y ficheros son propiedad de la compañía.
• Si la compañía opta por permitir algún tipo de uso personal de estos sistemas, en las políticas se debe advertir, sin embargo, que queda prohibido cualquier uso personal que interfiera con el trabajo del empleado o de los demás trabajadores (por ejemplo, prohibir el acceso a páginas Web no ligadas al trabajo como páginas de chats, juegos, viajes, compras por Internet, venta de acciones, o ligadas con el odio y la discriminación, pornografía, etc.)
• Prohibir expresamente la difusión y descarga de material discriminatorio, difamatorio, acosador, ofensivo, pornográfico u obsceno.
• Prohibir la copia y envío de cualquier información confidencial o propietaria, o software que está protegido por copyright y por otras leyes de propiedad intelectual.
• Avisar a los trabajadores de que cualquier uso inadecuado de los sistemas será objeto de una acción disciplinaria, pudiendo provocar hasta el despido.
• Aconsejar y recalcar a los empleados que ningún trabajador tiene el derecho de esperar que sus comunicaciones o uso de los sistemas informáticos de la empresa sea confidencial ni tampoco privado.

Una vez creado el documento con las Políticas de Uso Aceptable, las organizaciones deberían requerir que sus trabajadores las rubriquen. Además, también deben definir las actividades consideradas inaceptables, especificar las posibles sanciones, avisar sobre la posible monitorización, de forma que la responsabilidad de los comportamientos se transfiera a los empleados que no respeten las normas.

“Estas políticas no sólo permiten que la organización dé a conocer a todos sus empleados sus expectativas de manera clara, sino que sirven además como escudo frente a responsabilidades de la organización en los casos de comportamiento inadecuado de alguno de sus trabajadores, al igual que como una base legal para sanciones disciplinarias, incluido el despido”, concluye Kelleher.

.