Una nueva forma de gestionar las comunicaciones

Javier González, director de la Unidad de Negocio de Major de Colt España

Las Comunicaciones Unificadas se perfilan, y aún más en el contexto de la actual situación económica, como una de las principales herramientas para mejorar la eficiencia y la rapidez de las comunicaciones de las empresas.

Este conjunto de tecnologías y soluciones que simplifica la comunicación y pone a disposición de los empleados una mayor diversidad de medios y canales para el intercambio de información, va de la mano de otras tendencias en el sector empresarial, tales como la mayor movilidad y flexibilidad de los trabajadores, que a la larga mejorarán la productividad, y revolucionarán la manera de hacer negocio.

En estos tiempos, en los que las empresas tienden a reducir sus gastos en administración con el resultante aumento de la carga de trabajo para el personal ejecutivo, resulta más difícil organizarnos.

Pasamos más horas fuera de la oficina y necesitamos ser capaces de responder a todos los mensajes que nos lleguen, o las llamadas que nos realicen nuestros clientes, proveedores o compañeros de equipo. Cuanto antes nos enteremos de una solicitud, mejor podemos organizar nuestro tiempo para poder responder con el mínimo retraso.

En este contexto, las Comunicaciones Unificadas se presentan como una de las mejores herramientas para agilizar el intercambio de información y para simplificar las comunicaciones. Podemos intercambiar información en el formato que mejor nos convenga en un momento determinado.

Los mensajes pueden ser leídos en el portátil, PDA, o escuchados a través del teléfono móvil, sin importar el formato que el emisor haya elegido para enviarlos. Los fax pueden ser enviados o recibidos a través del PC.

De esta forma, se elimina casi por completo el tiempo que tarda un mensaje en llegar a su destinatario final, y éste puede organizarse mejor, con importantes beneficios tanto para él como para su interlocutor. Así mismo, las Comunicaciones Unificadas mejoran la colaboración entre los trabajadores de un mismo equipo, aunque los trabajadores se encuentren en diferentes lugares físicos.

Uno de los problemas a los que se enfrentan la mayoría de los trabajadores es poder disponer de los datos de contacto de todos sus compañeros, clientes y proveedores, estén donde estén, y con la mínima inconveniencia.

Las Comunicaciones Unificadas permiten almacenar todos los números y datos de contacto de todas estas personas en el mismo sistema de manera que sea posible acceder a ellos, modificarlos o añadir nuevos datos desde cualquier dispositivo.

Desde luego, no sólo se trata de una tecnología nueva sino de una nueva forma de gestionar el trabajo, y sus repercusiones transformarán la cultura de las empresas de manera que sean más productivas, y por tanto, mejor preparadas para tener éxito cuando la economía recupere el crecimiento.

También implica un cambio en la manera de almacenar la información, que ya no podrá guardarse en servidores aislados en las empresas.

El auge de las Comunicaciones Unificadas crea nuevas oportunidades para las empresas de comunicaciones como COLT, quienes amplían su oferta de soluciones de 'hosting' y de servicios gestionados para poder responder a esta demanda.

Por otra parte, se requieren garantías sobre la seguridad y la estabilidad de las comunicaciones porque, por muchas ventajas que haya, todo esto se puede perder en el caso de un fallo o una caída del sistema.

Se ofrecen diversas soluciones que proporcionan una mayor o menor garantía sobre la seguridad de los datos, que incluyen los servicios gestionados, Software como Servicio (SaaS) o el Cloud Computing.

El desarrollo de las redes de fibra óptica de nueva generación será un aliciente para que aumente la diversidad y la sofisticación de estos servicios, y aún más si continuamos avanzando hacia un modelo de servicios globales en el que sean los propios operadores de telecomunicaciones los que se encarguen de la gestión y el asesoramiento sobre las soluciones de comunicaciones de las empresas.