Las cadenas hoteleras españolas se encuentran sumergidas en un complejo proceso de digitalización de todos sus documentos para evitar serios problemas como el aumento de los volúmenes de papel y la falta de control y seguridad en las impresiones de documentos confidenciales, según un estudio de Kyocera.

La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) obliga a todas las empresas a tener la misma seguridad sobre el papel que sobre el resto de ficheros, lo que supone que el papel tiene que estar perfectamente guardado bajo estrictas condiciones de seguridad. Este hecho facilitará la digitalización masiva de los documentos con el objetivo de ahorrar espacio y mejorar los procesos de seguridad.

Entorno seguro

Las empresas hoteleras están adaptando mayoritariamente los sistemas de control y seguridad documental para evitar que existan usuarios que acceden a documentos críticos y para conocer los volúmenes de impresión por departamento. De esta manera, se hace necesario un sistema personal de control por tarjetas. Según Kyocera, el ahorro medio que una empresa puede conseguir gracias a los sistemas de control por tarjetas (que permite imprimir los archivos solamente cuando el usuario está delante de la máquina) se sitúa alrededor del 25 por ciento, pero lo más importante es la seguridad que conlleva el hecho de que no haya papeles confidenciales en la bandeja de salida o que usuarios no autorizados utilicen los equipos.
La compañía japonesa propone, a través de sus soluciones de gestión documental, controlar de forma efectiva todos los documentos de la empresa, optimizando los procesos de trabajo y reduciendo los costes operativos.

“La normativa referente a la digitalización de facturas es de reciente aparición, con lo cual, muchas compañías están retrasando la digitalización de sus archivos para ver cómo evoluciona este sistema, a la espera de una oferta de soluciones de digitalización homologadas”, apunta Juan Martínez, director de Tecnología y Soluciones de Kyocera. En este sentido, la compañía “ofrece soluciones específicas de gestión documental y seguridad para ayudar al sector hotelero a cubrir sus demandas de digitalización e incrementar la eficiencia, al tiempo que se reducen los costes y las necesidades de espacio para su almacenamiento”.