La partida de viajes y alojamientos es la tercera más importante en las empresas españolas, sólo superada por los salarios y el I+D. En su conjunto supera más de 13.000 millones de pesetas y, además, del esfuerzo económico que supone también implica una reducción de la productividad de las empresas y sus empleados.

Una simple reunión de unas horas que exija un viaje de ida y vuelta entre Madrid y Barcelona, como explica Alberto Fernández, director general deTandberg para Iberia y Sudamérica, “puede tener un coste final de unos 2.500 euros, y eso si suponemos que se trata de un viaje ida y vuelta que no requiere de noches de hotel. A lo que nos cuestan los billetes, taxis o aparcamientos, tenemos que añadir las horas/hombre.Muchas veces no caemos en esas horas que estamos pagándole al trabajador en concepto de salario y que para la empresa son totalmente improductivas”.

Según los últimos informes lanzados por esta compañía, como el de Quocirca por ejemplo, indican que un 50 por ciento de los viajes podrían evitarse gracias al uso de la videoconferencia y que el 70 por ciento de las empresas europeas empiezan a demandar soluciones que mejoren la comunicación interna y externa.

Con este contexto y dado que la necesidad de reunirse con otras personas va a seguir existiendo, la videoconferencia se ha posicionado como una herramienta muy útil y clave en el control de los gastos de las empresas, aumentando la productividad de los empleados y eliminando los gastos innecesarios relativos a viajes y desplazamientos. Se estima que este tipo de sistemas podrían ahorrar unos 4.000 millones de euros anualmente a las empresas españolas.

Entre las principales ventajas de la videoconferencia se encuentra su coste, menor que el de una reunión convencional; accesibilidad inmediata y compartición de la información, la facilidad con la que personal externo a la empresa puede unirse a una reunión, la posibilidad de grabar las videoconferencias y verlas en cualquier momento y su capacidad para ver a la gente de forma muy similar a tenerlos cara a cara.

Esta última característica permite una comunicación mejor que la telefónica ya que, según un estudio realizado por la consultora Rooper y Tandberg, sólo el 23 por ciento de las personas presta total atención a lo que sucede durante las reuniones cuando estas son sólo por audio como, por ejemplo, conference call, mientras que este porcentaje sube a un 55 por ciento cuando en la reunión es cara a cara, como ocurre con las videoconferencias.