• La falta de identificación de herramientas que facilitan la colaboración

Ambos directivos señalan que Europa, en general, se resiste más a la adopción de nuevas tecnologías Web 2.0 como blogs, wikis y redes sociales debido, en gran parte, a la percepción de la falta de seguridad de estas herramientas. Estas tecnologías sólo se utilizan por el cinco por ciento de las empresas europeas para iniciar una comunicación externa a la organización y la MI (mensajería instantánea) sólo se utiliza por el 15 por ciento de los empleados. En total, menos del 20 por ciento de los encuestados confía en tecnologías Web 2.0.

• La recopilación de información es una tarea que crea redundancias

Una de las quejas de los encuestados es el esfuerzo manual que la recopilación de información requiere, especialmente cuando se trata de un trabajo ad-hoc (no planificado; espontáneo) porque la información suele contener redundancias. El 62 por ciento de las organizaciones desempeña este tipo de trabajo al menos una vez al mes siendo email el medio preferido. Los problemas surgen cuando los datos han de traspasarse a otra aplicación manualmente.

• Las empresas exigen un alto nivel de calidad de información

Cada vez con mayor frecuencia, los negocios entre compañías se realizan de forma digital. La calidad del contenido, tanto de la información como de la presentación, puede marcar la diferencia entre un contrato o un fracaso. Estos contenidos se utilizan para promocionar, motivar y concretar una venta. En este sentido, los encuestados apuntan a la falta de control con los sistemas existentes (archivos adjuntos a un email) para presentar el orden correcto de un documento. El 56 por ciento de los entrevistados señalan esta falta de control como un problema grave en la empresa.

• Se subestima el riesgo de seguridad que supone el uso compartido de información

La seguridad es trabajo de todos y debe formar parte de la mentalidad profesional. Forrester concluye que muchos trabajadores no emplean medidas de seguridad al enviar información corporativa. Menos del 25 por ciento confía en las medidas de seguridad que la organización utiliza.

A pesar de estos hallazgos, existen herramientas que responden a las exigencias de las empresas. Wheeler, de Adobe Systems, afirma que para ser más competitivas, las organizaciones europeas deben iniciar un plan de concienciación,  formación y adopción de las nuevas soluciones.