Siete claves para mejorar los procesos de IT Sourcing y la relación con los proveedores

En este artículo vamos a comentar brevemente algunas de las claves que pueden ayudar a mejorar la estrategia de aprovisionamiento y las relaciones con proveedores.

Rafael Hidalgo

1. Conocer los gastos

Las compras de IT nunca llegarán a ser estratégicas si existe falta de visibilidad en los componentes de gastos de la Compañía, ¿quién compra?, ¿qué compra?, ¿cuánto compra?, ¿en qué términos?, ... . Un área de compras con falta de visibilidad hacia lo que se compra, nunca podrá ser eficiente.

Es necesario ayudar a las áreas de Compras a tomar decisiones de forma coherente con la información y realidad de la Compañía, permitiendo identificar oportunidades de ahorro, descubrir las grandes bolsas de gasto de cada proveedor, así como una mejor asignación de los recursos disponibles. Actualmente, las organizaciones gestionan aproximadamente el 60% de su gasto total, comenzar a gestionar el otro 40% es uno de los primeros objetivos de las áreas de Compras.

2. Implícación de compras desde las primeras etapas

¿Cuál es el momento en el que las áreas de Compras se involucran en los procesos de adquisición?. A continuación se muestra un gráfico en el que se presentan diferentes niveles de ahorro conseguidos en función del tiempo dedicado a la contratación.

Bristol Myers Squibb. “High-hanging fruit” by Anne Millen Porter, Purchasing Magazine

Cuanto antes se involucran los departamentos de Compra en la adquisición, mayores son los niveles de ahorro conseguidos. Según una encuesta llevada a cabo recientemente, el 32% de los encuestados confirmó que "a menudo" Compras se involucra en el proceso de aprovisionamiento por adelantado, antes de que se haya seleccionado un proveedor.

El punto fundamental es crear un ambiente de conocimiento y confianza hacia las actividades del área de Compras. Es necesario crear relaciones entre los profesionales del área de Compras y las áreas cliente, y que estas últimas sean capaces de identificar el valor que proporciona Compras hacia sus actividades. Para ello, su participación en todas las reuniones previas en las que se identifican las necesidades de compra y en las que se planifica todo el proceso posterior, es una buena forma de comenzar a desarrollar estas relaciones.

3. Especificaciones detalladas y estrictas

Uno de los beneficios de la participación temprana es la capacidad de desarrollar y racionalizar las especificaciones del usuario final. Antes de invitar a cualquier tipo de licitación a proveedores, es fundamental realizar un análisis de las necesidades y de las oportunidades que puede ofrecer el mercado: tendencias actuales, nuevos enfoques de prestación del servicio o qué nuevos proveedores podrían participar en la licitación.

Este tipo de investigación aseguraría que las especificaciones de productos / servicios finales sean exactamente las que espera el cliente interno.

4. Mejor información y procesos

Cuanto mejor es la información y antes la obtenemos, mejores son los resultados que pueden conseguirse. Los mercados se encuentran en continua evolución, y el proveedor clásico que normalmente prestaba unos servicios, puede no ser la mejor solución para cada caso concreto. La innovación y la competencia impulsan el cambio en las industrias. Las áreas de Compras necesitan asegurar que sus proveedores son los adecuados para cada tipo de servicio. Por lo tanto, es importante contar con un proceso de licitación que sea claro, simple y flexible (qué necesito, cuándo y cómo) y que indique cómo se van a evaluar las ofertas de proveedores. En muchas ocasiones se siguen utilizando procesos de licitación desfasados, que no recogen la evolución de los mercados y las necesidades actuales de la empresa, lo que repercute en la información que posteriormente recibimos de nuestros proveedores. Los procesos de estandarización y la centralización de los procesos de compra pueden ser una solución a estos aspectos.

5. Valoraciones eficientes

Una de las cosas que deben comunicarse por adelantado a los proveedores es "¿cómo se van a valorar sus propuestas?", así como el plazo para realizar esta valoración. Desde la perspectiva del proveedor, una de las cosas más exasperantes es desarrollar una oferta, enviarla al cliente y esperar indefinidamente la respuesta del cliente para saber en qué estado se encuentra el proceso de licitación.

Las áreas de Compras deberían asegurarse de contar con un proceso claro y estructurado que permita al proveedor en todo momento saber en qué situación se encuentra un proceso determinado de licitación y cuáles son los plazos que se manejan para realizar la valoración de ofertas. Los proveedores deben estar informados de este proceso por adelantado. Esto da una imagen de profesionalidad y muestra que la organización es respetuosa con el tiempo y los esfuerzos empleados por el proveedor en el desarrollo de sus ofertas.

6. Calurosa bienvenida

La razón para la adjudicación de un contrato a un proveedor particular, es que ambas partes encuentran valor en una determinada colaboración. Una vez que finaliza el proceso de licitación y se firma el contrato, es el momento de dar la bienvenida al nuevo proveedor y de mostrar confianza en su incorporación. No se trata de enviar flores al proveedor, pero sí una notificación agradeciendo su participación y reconociendo que se trata de una colaboración entre ambas empresas en la que el proveedor es pieza clave para lograr los objetivos.

Este proveedor podría ser un socio estratégico de su compañía durante los próximos 5 años, y es posible que parte de su éxito se deba a su aportación de valor e innovación.

7. Seguimiento continuo de proveedores

Las empresas hoy en día están operando en un entorno competitivo. En este ámbito es importante para la organización mantener un diálogo continuo con sus proveedores. Por ejemplo, LG tiene un día mundial de proveedores, para reforzar su visión del proveedor, no como meros vendedores de productos y servicios, sino como auténticos socios estratégicos de la compañía.

Las empresas pueden realizar un seguimiento regular del desempeño de los proveedores a través de indicadores rendimiento (ANS´s o KPI´s) y diseñar planes de acción para que éstos puedan mejorar si el rendimiento es deficiente.

Para finalizar resaltar una de las conclusiones del estudio realizado por el Grupo Hackett acerca de temas clave para 2014, el 73% de los participantes en el estudio, señalaban la necesidad de optimizar y adecuar la gestión de relaciones con proveedores estratégicos para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.