El correo electrónico es incuestionablemente un instrumento crítico de comunicación para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes). El mercado total de usuarios pyme era de 243 millones en 2006 y la previsión es alcanzar 278 millones en 2009, según la empresa de estudios de mercado Osterman Research. La actualización del correo electrónico, por tanto, debería ser una de las mayores prioridades. Y cuando llega ese momento, hay un número de elementos a tener en cuenta. 

Evaluar la totalidad de la plataforma

En primer lugar, los CIOs de las pequeñas y medianas empresas tienen que considerar algo más que el medio al evaluar las opciones, según Erica Driver, analista principal de Forrester Research." La discusión no es tanto sobre el correo electrónico en sí mismo, como sobre la plataforma de colaboración en su totalidad”. 

Suministradores tales como Microsoft e IBM han desarrollado suites de comunicación que incluyen no sólo e-mail, sino también mensajería instantánea y herramientas de colaboración y networking. “El e-mail es una commodity dentro de la suite, pero el CIO debe estudiar la estrategia de aplicación en su conjunto”, explica Driver. 

Evaluando cada suite en términos de cómo encaja con los métodos de cada empresa a la hora de hacer negocios todavía queda un largo camino para asegurar el éxito de la actualización. "Hay que contemplar toda la estrategia en el campo de las aplicaciones. Es crítico que el responsable TI incluya todas las capacidades posibles, más allá de la mensajería”, advierte Driver. 

En su opinión, la tendencia de las pequeñas y medianas empresas a aferrarse a su software de e-mail les da una ventaja a los suministradores de conmutación. “Las pymes no suelen tener las capacidades de una empresa de 150.000 empleados con un grupo de 15 especialistas dedicados al email, por lo que tienden a esperar hasta que no les queda más remedio”. En ese escenario, los suministradores de conmutación no tienen obstáculos tan grandes como se podría pensar. 

Un proceso sencillo

El proceso de actualización en sí mismo es bastante sencillo: diseño, prueba, lanzamiento del programa piloto y despliegue. Según sea el tamaño de la empresa, puede llegar a hacerse en un solo paso. “Cuando hay 700 u 800 empleados se suele hacer durante un fin de semana largo”, comenta Driver. “Si hay oficinas distribuidas o un administrador que tiene que desplazarse a aquello lugares para hacer las actualizaciones; a veces los sistemas deben coexistir durante algún tiempo”. 

Raymond Boggs, Vicepresidente de Investigación de Pequeñas y Medianas Empresas en IDC, también advierte a los responsables de las pymes respecto a escatimar en el presupuesto destinado a formación. " Una cosa que siempre olvidan es de la formación. Asumen que el personal ya sabe usarlo y no es así”. Boggs recomienda que los CIOS consideren hasta qué punto el programa es autoexplicativo. "Si los recursos TI son muy modestos, esa es una características que deberá buscar y conseguir”.