El correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación y colaboración más importante en el mundo de los negocios. El volumen de e-mails se ha duplicado durante los últimos cinco años hasta llegar a más de 40.000 millones de correos electrónicos diarios, según la empresa de investigación de mercados IDC . Además, espera que durante el próximo quinquenio el volumen siga aumentando una media del 18 por ciento anualmente.

El usuario medio de correo electrónico pasa más del 30 por ciento de su jornada creando, organizando, leyendo y respondiendo e-mails. Esta situación contribuye a crear una sobrecarga de información, que dificulta la productividad corporativa y disminuye las ventajas competitivas. Así, los usuarios están cada vez más descontentos con el correo como instrumento de productividad.

La necesidad del etiquetado

El spam es otro problema. Supone el 20 por ciento del volumen total del e-mail en las organizaciones que no disponen de una protección adecuada. Aunque procesar el spam no suele llevar mucho tiempo, un usuario típico pierde unos 10 minutos en leer y/o borrar este tipo de e-mails cada día, lo que supone a la organización un coste de unos 1.250 dólares por usuario cada año en pérdida de productividad.

Pero una de las cuestiones principales es la carencia general de etiquetado de los correos electrónicos y cómo afecta a la productividad. ¿Cuántos de nosotros metemos en copia a otros usuarios que no tendrían que estar incluidos o recibimos montañas de e-mails sobre el cumpleaños de un compañero o un coche estacionado en el aparcamiento con las luces encendidas? ¿Cuántos perdemos tiempo en contestar o aclarar el contenido de los e-mails, muchas veces mal redactados o escritos en términos inapropiados?

Las políticas de etiquetado de correos electrónicos podían ayudar a reducir el volumen de e-mails improductivos, mejorar la comunicación y la colaboración y a reducir la creciente frustración derivada del abuso del medio. A continuación les ofrecemos algunas de las etiquetas más comunes que, si se utilizan correctamente, pueden generar ahorros.

Responder a todos

Cuando los usuarios crean e-mails o invitaciones a reuniones es muy fácil copiar las direcciones de todos los grupos de trabajo o, lo que es peor, las de todos los empleados de la empresa. Formar e incitar a los usuarios a realizar una mejor distribución de sus emails puede eliminar más del 10 por ciento de los correos electrónicos recibidos diariamente, de acuerdo a recientes estudios. Para una organización de 1.000 empleados, esta práctica disminuiría en 5.700 el número de emails diarios. Eso significaría un ahorro de tres minutos por cada mensaje; 285 horas/persona y más de 35 jornadas completas por año. También se registraría un aumento de la productividad del 3,5 por ciento y 1.800 dólares recuperados por empleado por trabajo perdido.

Carencia de claridad y de tacto

Cuando los e-mails se escriben mal, el lector tiene que perder tiempo en descifrar su significado o en enviar un nuevo e-mail para aclararlo. Peores son incluso los e-mails con contenidos que el autor nunca se atrevería a expresar a su interlocutor cara a cara. Los correos mal estructurados, con una mala gramática o un lenguaje profesional inapropiado hace perder un tiempo precioso.

La mejora del contenido ha demostrado una reducción media de entre el 10 y el 20 por ciento del tiempo, lo que equivale a un aumento de productividad por usuario de entre 17 y 34 minutos. En un año, esto representaría un aumento de productividad de entre el 3,5 y el 7 por ciento, o dicho de otra manera, se evita una pérdida de productividad por año de entre 2.100 y 4.100 dólares por usuario de e-mail.