Una de las conclusiones más destacadas del informe elaborado por la Asociación Nacional de Empresas de Internet (ANEI) es que el 79,3% de las empresas españolas no ha valorado el ahorro que obtendría si utilizase la factura electrónica en lugar de en papel.

Esta reducción de costes va mucho más allá de los conceptos iniciales como los costes directos de impresión, correo postal, papel y sobre para el envío, etc. Hay unos costes ocultos, que suponen de manera aproximada el 90% del total: la reducción de los plazos de cobro, la mejora en la gestión administrativa, el decremento de los recursos dedicados al recobro o el menor espacio físico dedicado al archivo y almacenamiento, entre otros.

Asimismo hay que destacar la importante mejora de cara a la tramitación de expedientes por impago, según la actual Ley de Morosidad, que implica la utilización de la factura electrónica, al considerarse probada la comunicación administrativa con el proveedor.

De la investigación realizada por la ANEI se deduce que, actualmente, un 75% de las empresas recibe facturas en un formato distinto al papel. Este resultado implica que las empresas reciben de manera mayoritaria las facturas en formato digital, pero que, en un porcentaje elevado de las ocasiones, los documentos recibidos no cumplen los requisitos necesarios para ser considerados como e-facturas.

Correo electrónico, la vía más usada de envío

Las empresas participantes, por su parte, envían a sus clientes las facturas, en un formato distinto al papel, en el 78,3% de los casos, siendo los ficheros en formato PDF los más utilizados (71,7%), seguidos de los archivos XML (15,0%).

En cuanto a la vía por la que las empresas suelen enviar las facturas, es el correo electrónico la forma más habitualmente utilizada (78,3%) del total, seguida del correo postal (55,0%), la mensajería (16,7%), la descarga de la web (6,7%) u otras formas de envío (8,3%)  [menciones múltiples de ahí que la suma sea superior al 100%].

El envío de las facturas por medios físicos (correo postal, mensajero) supone que la mayor parte de los ahorros obtenidos por la utilización de documentos digitales, se pierden. Pero esta remisión física del documento es necesaria, ya que los documentos digitales enviados no cumplen los requisitos formales de la factura electrónica.