Hasta un 70% de su tiempo puede pasar un directivo asistiendo a reuniones, según diversos estudios. Del mismo modo, otros trabajos aseguran que de esas reuniones, el 50% podrían evitarse o acortarse. Por este motivo, es esencial, a la hora de planificar una reunión, primero, preguntarse si es realmente imprescindible, y, una vez considerada como tal, organizarla y definirla con el fin de que sólo dure el tiempo necesario, aconsejan desde la comunidad online de profesiones del secretariado, secretariaplus.com.

Lo primero que hay que tener presente es el objetivo del encuentro y las personas que son necesarias que asistan. Por este motivo es importante que, a la hora de convocar la reunión, las personas reclamadas tengan claro los temas que se tratarán en ella.

Uno de los errores más comunes es, por ejemplo, enviar un mail en el que se comenta: “reunión a las 11:00 para hablar de temas pendientes”. De esta manera, los empleados que acudan a esta reunión no tendrán la ocasión de prepararla y, por tanto, en el momento en que, posiblemente, se soliciten unos determinados datos, tendrán que buscarlos, con la consiguiente pérdida de tiempo.

Asimismo, es recomendable fijar el tiempo que llevará la reunión. De esta manera, todos los asistentes podrán planificar su agenda y no posponer otras cosas. Al comienzo del encuentro es importante definir los objetivos e ir punto por punto cerrando los temas fijados. Del mismo modo, tener el material preparado y aprendido puede ahorrar mucho tiempo a la hora de llevar a cabo la reunión.