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SER Group presenta la nueva versión de la plataforma unificada DOXiS4 iRoom

Ya está disponible la unificación de la gestión de contenidos (ECM) con la solución de compartición de archivos (EFSS)

15 Marzo 2017por Redacción

SER Group presenta la nueva versión de la plataforma DOXiS4 iRoom que unifica los mundos ECM (Enterprise Content Management), EFSS (Enterprise File Sharing Solutions) y BPM (Business Process Management) bajo los requisitos de la gestión documental más exigente y el manejo seguro de archivos críticos. Así, DOXiS4 iRoom actúa como una plataforma central con amplio acceso a contenidos y datos de la empresa para situar las diversas tareas y procesos del proyecto al servicio de las personas y no al revés

La suite DOXiS4 está basada en una arquitectura de tres niveles

La suite DOXiS4 está basada en una arquitectura de tres niveles

Así, la nueva versión de DOXiS4 iRoom permite que equipos interdepartamentales de compañías multinacionales, con múltiples ubicaciones y separados por grandes distancias geográficas, pueden trabajar al unísono bajo diferentes husos horarios, compartiendo proyectos y tareas en tiempo real.

Muchos de estos procesos no se limitan a miembros internos de la empresa, sino que involucran a colaboradores externos. Aquí, la información estructurada, el control de cambios, el estado del proceso y la localización de cada versión son asuntos cruciales para todos los participantes.

DOXiS4 iRoom garantiza una gestión de proyectos amigable en un entorno sellado, que llamamos Sala de Datos Virtual: los usuarios, participantes externos, socios, proveedores y clientes, pueden compartir, editar y acceder a información, datos y tareas de forma segura e independiente de la localización, a través del acceso vía web

Ralf Stiegelmeier

Por ello, explica Ralf Stiegelmeier, director de SER Group para España, Portugal y América Latina, DOXiS4 iRoom garantiza una gestión de proyectos amigable en un entorno sellado, que llamamos 'Sala de Datos Virtual'. “Los usuarios, participantes externos, socios, proveedores y clientes, pueden compartir, editar y acceder a información, datos y tareas de forma segura e independiente de la localización, a través del acceso vía web".

DOXiS4 iRoom puede implementarse en entornos confidenciales para planificar fusiones y adquisiciones, o proyectos internacionales con procesos paralelos y secuenciales, facilitando que el departamento de TI mantenga el control y logre una perspectiva general de quién ha accedido a qué, y qué cambios se han producido, al disponer de herramientas de trazabilidad y auditoría.

Mayor seguridad en la gestión de acceso de usuarios

DOXiS4 iRoom es una herramienta de colaboración integral que actúa bajo un punto centralizado de información. La gestión avanzada del acceso y las rutas auditadas garantizan la máxima seguridad con la flexibilidad de poder añadir participantes externos o cambiar sus atributos y privilegios en cualquier momento.

Los participantes externos son invitados por correo electrónico y obtienen acceso instantáneo a la información proporcionada para su rol específico: ver solo, editar o compartir derechos, acceder sólo a partes del contenido especificado o incorporarse a procesos del proyecto en general. El acceso puede ser cancelado con la misma facilidad.

Por otra parte, iRoom no sólo facilita el flujo de contenidos y documentos más recientes, sino que incluye 'chats y wikis'. La colaboración no se limita a documentos, anotaciones y procesos, sino que apoya el intercambio instantáneo y transparente para todos los participantes. La función 'Notes' permite proporcionar información adicional tipo 'Post-It' durante toda la vida del proyecto, como para comentar archivos individuales o para cualquiera de los sprints del proceso.

Integración como refuerzo de la eficiencia

DOXiS4 iRoom integra funciones que mejoran la experiencia de usuario y la productividad a lo largo de todo el ciclo del proyecto. La automatización, clasificación automática, búsqueda inteligente, la analítica y la generación de informes proporcionan una visión adicional y eficiencia de soporte.

Los sistemas de gestión ERP y CRM pueden integrar su flujo de datos en los gestores documentales de DOXiS4 iRoom para obtener información completamente actual y veraz. Los usuarios no necesitan cambiar entre sistemas ni salir de la aplicación para tener a mano toda la información del proyecto, a través de un panel transparente desde el que navegar hasta el contenido, y registrando cada etapa del workflow.

Gestión de tareas y procesos fluidos

Finalmente destaca SER Group la suite iRoom como motor completo de gestión de procesos de negocio: desde la definición de las tareas hasta la supervisión de los plazos relacionados, el usuario no necesita cambiar de aplicaciones o herramientas.

Las tareas y los procesos se pueden configurar como procesos paralelos y/o secuenciales con la opción de administración adaptativa de casos cuando sea necesario. Su calendario de proyectos integrado ofrece una visión general de todos los hitos, plazos, citas y seguimientos. Una función de recordatorio garantiza que no se pierda ningún plazo. Más información en www.ser-solutions.es 

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