La suite DOXiS4 está basada en una arquitectura de tres niveles

Así, la nueva versión de DOXiS4 iRoom permite que equipos interdepartamentales de compañías multinacionales, con múltiples ubicaciones y separados por grandes distancias geográficas, pueden trabajar al unísono bajo diferentes husos horarios, compartiendo proyectos y tareas en tiempo real.

Muchos de estos procesos no se limitan a miembros internos de la empresa, sino que involucran a colaboradores externos. Aquí, la información estructurada, el control de cambios, el estado del proceso y la localización de cada versión son asuntos cruciales para todos los participantes.

Por ello, explica Ralf Stiegelmeier, director de SER Group para España, Portugal y América Latina, DOXiS4 iRoom garantiza una gestión de proyectos amigable en un entorno sellado, que llamamos 'Sala de Datos Virtual'. “Los usuarios, participantes externos, socios, proveedores y clientes, pueden compartir, editar y acceder a información, datos y tareas de forma segura e independiente de la localización, a través del acceso vía web".

DOXiS4 iRoom puede implementarse en entornos confidenciales para planificar fusiones y adquisiciones, o proyectos internacionales con procesos paralelos y secuenciales, facilitando que el departamento de TI mantenga el control y logre una perspectiva general de quién ha accedido a qué, y qué cambios se han producido, al disponer de herramientas de trazabilidad y auditoría.

Mayor seguridad en la gestión de acceso de usuarios

DOXiS4 iRoom es una herramienta de colaboración integral que actúa bajo un punto centralizado de información. La gestión avanzada del acceso y las rutas auditadas garantizan la máxima seguridad con la flexibilidad de poder añadir participantes externos o cambiar sus atributos y privilegios en cualquier momento.

Los participantes externos son invitados por correo electrónico y obtienen acceso instantáneo a la información proporcionada para su rol específico: ver solo, editar o compartir derechos, acceder sólo a partes del contenido especificado o incorporarse a procesos del proyecto en general. El acceso puede ser cancelado con la misma facilidad.

Por otra parte, iRoom no sólo facilita el flujo de contenidos y documentos más recientes, sino que incluye 'chats y wikis'. La colaboración no se limita a documentos, anotaciones y procesos, sino que apoya el intercambio instantáneo y transparente para todos los participantes. La función 'Notes' permite proporcionar información adicional tipo 'Post-It' durante toda la vida del proyecto, como para comentar archivos individuales o para cualquiera de los sprints del proceso.

Integración como refuerzo de la eficiencia

DOXiS4 iRoom integra funciones que mejoran la experiencia de usuario y la productividad a lo largo de todo el ciclo del proyecto. La automatización, clasificación automática, búsqueda inteligente, la analítica y la generación de informes proporcionan una visión adicional y eficiencia de soporte.

Los sistemas de gestión ERP y CRM pueden integrar su flujo de datos en los gestores documentales de DOXiS4 iRoom para obtener información completamente actual y veraz. Los usuarios no necesitan cambiar entre sistemas ni salir de la aplicación para tener a mano toda la información del proyecto, a través de un panel transparente desde el que navegar hasta el contenido, y registrando cada etapa del workflow.

Gestión de tareas y procesos fluidos

Finalmente destaca SER Group la suite iRoom como motor completo de gestión de procesos de negocio: desde la definición de las tareas hasta la supervisión de los plazos relacionados, el usuario no necesita cambiar de aplicaciones o herramientas.

Las tareas y los procesos se pueden configurar como procesos paralelos y/o secuenciales con la opción de administración adaptativa de casos cuando sea necesario. Su calendario de proyectos integrado ofrece una visión general de todos los hitos, plazos, citas y seguimientos. Una función de recordatorio garantiza que no se pierda ningún plazo. Más información en www.ser-solutions.es