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Reale Seguros, la gestión eficaz de la información

08 Octubre 2008por Mar Carpena

Una media de 6.000 documentos diarios nuevos, que se suman a los 3,5 millones con los que ya cuenta la aseguradora precisan de una eficaz herramienta de gestión documental

Un sistema de gestión documental es prácticamente indispensable para cualquier compañía más aún si ésta genera una media de 6.000 documentos diarios nuevos, que se suman a los 3,5 millones con los que ya cuenta.

Pólizas, contratos, siniestros, recibos… Un gran volumen de información al que acceden diariamente más de 2.000 usuarios, tanto internos de la compañía como externos a ella (peritos, médicos, etc).

Así, explica Pedro Segura, responsable de Organización de Reale Seguros, la compañía iniciaba un proyecto de gestión documental a nivel corporativo que se integrara con sus aplicaciones de gestión de Pólizas y Siniestros. “El objetivo es la integración en el Sistema de Información Corporativo de todos los documentos no estructurados (pólizas, facturas, documentos en papel, vídeos, fotografías, etc.) para lograr una mejora o ahorro en la gestión”.

Una reducción en los tiempos y costes tanto en el acceso y tramitación de los documentos y su archivo que además se ve acompañada de una “mayor flexibilidad en la gestión de los recursos humanos, al independizar el acceso a la información de la ubicación geográfica del empleado, y de una mejor organización de los documentos que redunda en una mayor seguridad, protección de los datos y auditoría”, puntualiza Pedro Segura.

Además, Reale Seguros cuenta con una clara política de seguridad marcada por el ‘mapa documental’, una especie de ficha que relaciona cada tipo documental con los diferentes perfiles de usuario y así, en función de estas dos premisas, establece el tipo de acceso de cada usuario (total, consulta, insertar o ninguno) y el tipo de aviso que recibirá del sistema (sí automático, no automático y manual).

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