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Soluciones de negocio

Caja España, una mayor productividad y atención al cliente

06 Octubre 2008por Mar Carpena

La entidad se apoya en la gestión documental para mejorar su negocio y aumentar su eficiencia

Logo de Caja España

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La innovación y la apuesta por el futuro están detrás del proyecto de gestión documental que ha realizado Caja España, una de las entidades financieras más importantes de nuestro país y que, actualmente, cuenta con más de 3.232 empleados, gestionando las necesidades financieras de 1.468.541 clientes, 595 sucursales repartidas por la mayor parte del territorio español, así como con 731 cajeros automáticos.

Un proyecto de gestión documental que, como explica Juan Luís Reca, director de Arquitectura e Innovación de la entidad, tenía como objetivo “analizar, diseñar, construir y desplegar los servicios necesarios para construir una plataforma de servicios documentales sobre la que implantar un expediente electrónico”.

Así y tras hacer un exhaustivo análisis del estado de las herramientas y procedimientos de gestión documental para integrarlas en los procesos de gestión de Caja España, con el objetivo de mejorarlos y, en especial, de hacer más cortos los ciclos de toma de decisión, la entidad llegaba a la conclusión de que los procesos con mayor carga de trabajo en la gestión documental son aquellos relacionados con operaciones de activo, especialmente los de financiación de empresas y promotores así como los descriptivos de la entidad y los poderes de personas físicas y jurídicas (en total, 54 procesos).

Pero, tal vez, lo más destacable era que en gestionar la documentación de esos procesos, Caja España estaba destinando más de 4.200 horas al mes o, lo que es lo mismo, unos seis minutos diarios por cada uno de sus empleados.

Al aplicar la gestión documental las segundas fotocopias desaparecían, las necesidades de archivo se reducen, el acceso a la información se agiliza y, en definitiva, se reduce entre un 20 y un 25 por ciento el tiempo destinado a esos procesos.

La aplicación de las soluciones de Informática El Corte Inglés ha permitido a Caja España, entre otros beneficios, “una reducción en los costes de manipulación de papel y almacenamiento de expedientes; un descenso en el tiempo necesario para buscar y crear nuevos archivos; se incorpora la posibilidad de ejecutar trámites y de firmar documentos desde otros sitios de trabajo a los habituales; disminuye el porcentaje de errores de entrada de datos y se automatiza la gestión y el control de la actividad global del proceso administrativo; se genera una descentralización controlada de la información, con la garantía de unos criterios comunes, homogéneos y un lenguaje operativo conocido por toda la organización; y, de acuerdo con lo marcado por la legislación actual, se incorporan mecanismos automáticos de validación y se facilita el acceso a información actualizada online”, expone Juan Luis Reca.

Unas ventajas a las que hay que añadir “la mejora de la calidad de servicio ofrecido al cliente ya que se agiliza el tiempo de acceso a la información archivada y se reducen los tiempos de aprobación de operaciones de activo”.

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