Entre sus misiones se encuentra la construcción y mantenimiento de la infraestructura de los sistemas de información y telecomunicaciones, posibilitando su continuidad y seguridad, con la vista siempre puesta en la mejora del servicio al ciudadano, según explica Agustín Elizegi, director general de Ejie.

Hay que remontarse al año 2006 para encontrar el punto de partida del proyecto Dokusi (Dokumentu Kudeaketa Sistema Integrala), o lo que es lo mismo: Sistema Integral de Gestión Documental del Gobierno Vasco, cuyo alcance son todas las funciones de gestión documental necesarias en los procesos de gestión administrativa de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

“El sistema se apoya en tres patas fundamentales: el modelo de gestión documental, las políticas y metodologías y la infraestructura de gestión documental. Este último tiene dos piezas principales: por un lado, el archivo digital; y por otro, el sistema de gestión de archivo para su conservación a lo largo del tiempo”, describe Elizegi.

A su vez, la infraestructura de gestión documental de Dokusi forma parte de Platea (Plataforma Tecnológica para la e-Administración), definida por una resolución de 6 de febrero de 2006 de la DIT (Dirección de Informática y Telecomunicaciones).

Principales características

El archivo digital que se ha desarrollado presenta como principales características un repositorio único y común de e-documentos; control de acceso a documentos (XLNets, ACL’s) según su ciclo de vida; cumplimiento de los requisitos de seguridad, custodia y conservación de documentos; cumplimiento de la LOPD y gestión de registro de accesos; un Gestor documental con todas las potencialidades de un ECM (Enterprise Content Management), arquitectura SOA y archivo digital seguro con encriptación de contenidos.

De cara al futuro, Ejie se marca una serie de nuevos objetivos que pasan por la ejecución de un plan de difusión de Dokusi, la integración con los diferentes departamentos del Gobierno Vasco, el desarrollo de las políticas y mecanismos deconservación de documentos electrónicos, la digitalización de documentos: compulsa y copia auténtica, la gestión de derechos de la información, la adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad y el cumplimiento del Manual de Seguridad impulsado por el Decreto de Medios del Gobierno Vasco.

En definitiva y como concluye Agustín Elizegi, “ésta es la gestión documental del futuro para el Gobierno Vasco”.