Para llevar a cabo su labor de gestión y administración de las prestaciones económicas del sistema público de Seguridad Social y reconocimiento del derecho a la asistencia sanitaria, el INSS tiene una plantilla que supera los 14.000 trabajadores distribuidos en 52 direcciones provinciales, 437 Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y en los servicios centrales.

El reconocimiento, gestión y control de prestaciones y subsidios conlleva una serie de trámites que se inician con la presentación de lasolicitud y la documentación requerida por parte de los ciudadanos en los CAISS.

Una problemática específica

Este proceso, tal y como describe Juan Carlos Gutiérrez, director del Centro de Desarrollo del INSS, sigue una serie de pasos consecuencia de los cuales se deriva una problemática específica que tiene que ver “con el gran volumen de documentación en papel; el deterioro, desubicación, pérdida del original, alto coste de espacio y problemas de seguridad relacionados con la documentación en archivos físicos; la dificultad y lentitud en la localización, acceso y recuperación de los documentos y, por último, la imposibilidad de acceder simultáneamente a la información corporativa debido a que el expediente es propiedad de la persona que está trabajando en él”. En consecuencia, “se producía un excesivo tiempo de tramitación de las prestaciones y los subsidios”, confirma Gutiérrez.

Para atajar esta problemática se puso en marcha el proyecto SARTIDO (Sistema de Archivo, Recuperación y Tratamiento de Imágenes y Documentos Ofimáticos). Este sistema de gestión documental del INSS dio sus primeros pasos en 1988 y sobre él se realiza la captura masiva de documentación y la búsqueda, recuperación y explotación de toda la información procedente de soporte papel referente a las distintas prestaciones y subsidios gestionados por el Instituto.
Mejora de los servicios

Mejora de los servicios

Con la puesta en marcha del proyecto SARTIDO, como reconoce Juan Carlos Gutiérrez, se han cumplido una serie de objetivos fundamentales para la actividad del INSS. “Hemos logrado la normalización y homogeneización del conocimiento corporativo contenido en el Sistema de Gestión Documental de la Organización; se ha facilitado la difusión de la información contenida en los documentos relativos a prestaciones y subsidios a través de tecnología web, lo que posibilita la concurrencia de usuarios; se ha garantizado la securización y privacidad de los contenidos mediante el control de acceso corporativo, firma electrónica del documento y control de la impresión de la documentación mediante sello de registro; hay una auditoria de las operaciones realizadas sobre los documentos; se ha agilizado el registro de salida creando oficinas virtuales en las aplicaciones de gestión; han disminuido los tiempos de acceso a la información y, por tanto, de la tramitación de los expedientes y se han eliminado los archivos físicos mediante la digitación de los archivos históricos a través de la asistencia técnica externa. En definitiva, hay una mejora de los servicios prestados a los ciudadanos”.

Adaptarse a las necesidades de los usuarios

Con ser mucho lo conseguido, de cara al futuro el INSS se ha marcado objetivos muy ambiciosos que pasan por la interoperabilidad con las aplicaciones corporativas de gestión y trámite de expedientes; la incorporación inmediata desde los CAISS de los documentos que componen la solicitud de una prestación o subsidio con su consecuente disponibilidad al resto de la dirección provincial a través de la intranet; la integración con el sistema de notificaciones informatizadas de Correos y Telégrafos; un registro electrónico que ofrecerá al ciudadano con certificado digital desde la página web de la SS, la facilidad de rellenar, enviar y registrar de entrada en una oficina virtual distintas solicitudes de peticiones de servicios; y la tramitación electrónica de solicitudes (TESOL). En definitiva, como resume Juan Carlos Gutiérrez, “se trata de lograr la adaptación del sistema de gestión documental a los requerimientos de la ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos”.