Cumplir con normativas legales, ahorrar en costes económicos y de tiempo, adaptarse al ingente volumen de información que empieza a generar la Web 2.0… Estas son, entre muchas otras, las razones que hacen de la tecnología documental y de Workflow una de las principales inversiones por parte de compañías y AAPP de todo el mundo.

El volumen de información no deja de crecer en las organizaciones

Más de 200 asistentes se han dado cita para corroborarlo en el cuarto Foro de Tecnología Documental y Workflow organizado por Informática El Corte Inglés, en la Biblioteca Nacional de Madrid, y para analizar las tendencias que marcarán el desarrollo de este mercado en los próximos años.

Un mercado que, en opinión de Vicente Calzado, director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés, “ofrece soluciones tecnológicas maduras y perfectamente capacitadas, que pueden integrarse con el resto de los sistemas de información”.

Las ventajas de las soluciones de gestión documental (Enterprise Content Management, ECM) son numerosas y pueden ayudar tanto a la empresa privada como a la Administración Pública “mejorando significativamente sus procesos de negocio al reducir los costes operativos, los tiempos de proceso y permitiendo una mejor gestión de la información”, explica Vicente Calzado.

Eso sí, para implantar estas soluciones con éxito y lograr ‘exprimir’ todos sus beneficios, el director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés apunta como necesaria “una metodología adecuada de implantación y despliegue; una implantación por procesos; contemplar los aspectos legales en la solución adoptada; implantar una solución (interna o externalizada) para los servicios documentales básicos; y realizar una adecuada gestión del cambio”.

Acompañando a Informática El Corte Inglés en el Foro han estado también compañías referentes del sector TI como Database-Kodak, EMC, Hitachi Data Systems, IBM, Kofax Software & Solutions y Oracle que han escogido este escenario para dar a conocer sus estrategias y soluciones en el ámbito de la tecnología documental.

El evento ha contado además con la experiencia en primera persona de organizaciones como Caja España, Vodafone, Reale, Polaris World, el Instituto Nacional de la Seguridad Social, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, que explicaron sus procesos de gestión documental, cómo los han puesto en marcha y qué aspectos han sido más relevantes en el éxito de su implementación. 

Crecimiento sostenido

El mercado de servicios de gestión documental, incluyendo consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos, alcanzó los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17 por ciento en 2006 y del 14 por ciento en 2007, según los datos ofrecidos por la firma DBK, en su informe “Gestión Documental”, del pasado mes de julio.

Un notable crecimiento que esconde varios elementos dinamizadores. Así, DBK señala que la creciente complejidad de manipulación de la documentación y las necesidades surgidas a raíz del desarrollo tecnológico, están motivando una creciente externalización de esta actividad, lo que contribuye al dinamismo del mercado.

Paralelamente, el impulso de la administración electrónica, en todos los ámbitos del Sector Público, está avivando el crecimiento de esta industria.

Aunque las perspectivas son optimistas, la firma de investigación rebaja sustancialmente el incremento del mercado previsto para este año y lo sitúa en un 8-9 por ciento.

Y es que, aunque la subcontratación de la gestión documental y la entrada en vigor de nuevas normativas seguirán propiciando el crecimiento de esta industria, el deterioro de la coyuntura económica impedirá que se repitan las altas tasas de los últimos años.