La mejora de la trazabilidad de las facturas es una de las principales ventajas que ofrece la factura electrónica a BT Global Services España. La compañía quiso anticiparse unos meses a la entrada en vigor la norma que obliga a los proveedores de las Administraciones Públicas a utilizar este formato y aprovechar su implantación para facturar electrónicamente a algunos de sus clientes, principalmente grandes empresas, que los solicitaban.

La filial del grupo BT, que eligió la solución de SERES, quería anticiparse al cambio y poder realizar pruebas piloto antes de la entrada en vigor de la norma. Para Ricardo Luengo Rodríguez, responsable de facturación, “nuestro objetivo es aprovechar la experiencia que tenemos facturando a las AAPP y extenderla al intercambio de facturas con otros clientes, para que pueda hacerse una integración automática de esta información en nuestros ERPs”.

Según Luengo, para llevar a cabo este proyecto se consideraron dos enfoques posibles: el primero pasaba por desarrollar un sistema propio que conectara con los portales finales como FACe, creando internamente los XML, protocolos de intercambio de información, etc.

Y el otro enfoque era apoyarse en un proveedor externo que simplificara parte de la complejidad, hiciera los formatos finales, solucionase la heterogeneidad de puntos de entrada, etc. “Teniendo en cuenta el tipo de proyecto y aspectos como facturación, TI, volumen de facturas y otra serie de requerimientos, concluimos que era mejor apoyarnos en un proveedor externo”, reconoce Luengo.

El sistema de selección del proveedor puso en competencia varios proveedores para poder valorar diferencias y elegir la mejor opción. Finalmente, BT Global Services España eligió a SERES, entre otras razones porque cuenta con experiencia en el desarrollo de la facturación a las AAPP y había asesorado a la Administración.

“Entendimos que era el proveedor que más conocimiento tenía del mercado en este tema y decidimos apoyarnos en SERES para ser el hub entre nuestra facturación y el cliente final”, afirma Luengo.

Para BT Global Services España, el beneficio más evidente del sistema es la trazabilidad de las facturas. “Antes enviábamos las facturas y confiábamos en un registro para saber que la factura iba a llegar al destinatario. Ahora hay un número de registro online en el que consta la trazabilidad de la factura, el proceso, el estado de la misma, y eso es una gran ventaja”.

Según Luengo, “antes la única forma de conformar una factura era llamando para ver cómo progresaba la factura. Con la factura electrónica tenemos esa información online a través de SERES que informa de todos los cambios de estado que afectan a esas facturas, información que integramos directamente en nuestros ERP de gestión de cobros”.

El sistema permite detectar y conocer al momento si ha habido algún rechazo o algún retraso en alguna factura por algún motivo. “Al tener información temprana, somos más ágiles a la hora de dar respuesta, puesto que entendemos antes el motivo del rechazo y podemos actuar en consecuencia: corregirla, volver a lanzarla… en eso sí que hemos ganado”.

En la relación con las AAPP, las facturas se hacen en tiempo y forma en el formato que exige cada organismo público. “Aunque quizá hay demasiada burocracia administrativa, por las figuras que se han puesto detrás para validar, centralizar, auditar…”.

La elección de SERES fue un acierto según Ricardo Luengo “en un momento de incertidumbre, de algo que aún no estaba muy maduro por parte de la Administración, fue un acierto haber ido de la mano de SERES, que conocía de primera mano los errores y los problemas que estaban produciéndose. Nosotros no hubiéramos sido tan ágiles. Nuestro departamento de TI tendría que haber adaptado nuestros sistemas, los sucesivos cambios y cualquier error de formato implicaría un nuevo desarrollo por nuestra parte”. Más información en www.seres.es