Según el Centro de Investigación de la Industria de Exposiciones se estima que sólo en los Estados Unidos, Canadá y México se realizan más de 14.000 ferias anuales. Citas internacionales como Perú Service Summit o Perumin generaron a los expositores y asistentes oportunidades de negocio superiores a los 85,4 millones de dólares y 3.000 millones de dólares, respectivamente en sus últimas ediciones.

Mientras que ferias como Australia Trade Testing abre oportunidades comerciales para toda la zona de Asia Pacífico, otras como el Mobile World Congress suponen una ventana de oportunidad para contactar con empresas innovadoras de todo el mundo.

“El año pasado llevamos a Australia a un grupo de empresas de alimentación de Castilla La-Mancha que se volvieron con órdenes de pedido, mientras que clientes que hemos llevado a distintas ferias en Perú, Chile o Singapur, han establecido las bases comerciales para iniciar su desarrollo exterior”, destaca Juan Millán, socio de Gedeth Network.

“Las ferias internacionales son una magnífica oportunidad para tener una primera toma de contacto con el país de destino, pero hay que ir más allá de la feria para convertir una simple asistencia en una auténtica apuesta empresarial por salir al exterior”, añade.

Conscientes de que participar en ferias requiere una inversión importante, desplazar personas, materiales, además de contratar espacio y diferentes servicios, la consultora ha elaborado un decálogo de consejos para rentabilizar los costes de estas participaciones mediante una buena planificación:

1. Determinar el equipo responsable.- Es el primer paso: hay que designar un equipo en el que participen todas las áreas implicadas: exportación, comercial, marketing, logística… “Comercial y marketing juntos puede ser complejo, pero es necesario. Y no todo es magia, si designas un equipo responsable debe tener poder de decisión”, subraya Gedeth.
2. Determinar objetivos.- Hay ferias que son obligatorias, cierto. Pero también es obligatorio saber qué queremos obtener a cambio. Los objetivos vendrán determinados por los medios disponibles: marketing, espacio reservado, presupuesto, personal durante la feria internacional… Lo ideal es aplicar una metodología SMART (específico, medible, alcanzable, realista, ubicable en el tiempo). No se trata de adivinar números, sino de conocer mejor nuestro negocio y sacarle rendimiento.
3. Prevér el presupuesto.- Hay que acotar la apuesta, y debe ser sensata. Para saber si merece la pena acudir a una feria hay que tener claro cuáles son los objetivos y la inversión. Las ferias no son baratas, y por eso es importante controlar los gastos. Debemos ser esclavos de la realidad: si los objetivos marcados no son rentables (y están bien medidos) hay que buscar otra opción.
4. Preparar materiales promocionales.- Diseña un kit de materiales completo: stand, folletos, documentación, tarjetas, presentaciones, mensajes, borrador de nota de prensa, etc. “No se trata de conseguir un Frankenstein de materiales reciclados antiguos. Hemos llegado a ver empresas en ferias cuyos materiales son excluyentes entre sí. Piensa en qué quieres comunicar, busca los materiales adecuados para ello y adapta tus mensajes a los objetivos de la feria y las necesidades locales. La coherencia es fundamental”, recomienda la consultora.
5. Cuidar la logística.- “Nada adorna mejor una aduana que unas cajas abandonadas”. A última hora es difícil solucionar los inconvenientes y, por ello, no hay que dejar para el final las entregas de materiales, muestras, etc. Además, la logística también incluye a las personas. No se pueden descuidar las reservas de viaje y hospedaje, así como los servicios que se vayan a requerir en destino como las traducciones, desplazamientos, agendas fuera de la feria, catering, etc... “Cuantos menos problemas tengas que afrontar durante la feria más tiempo tendrás para exhibir tus virtudes”.
6. Los contactos empiezan antes, mucho antes.- Hay que realizar un mailing previo (tan importante como el posterior) y monitorizar las redes sociales para enriquecer tu agenda de negocios. “Hazte visible en redes sociales e invita a tu red a ser contactado. Monitoriza y recopila información de los contactos que quieres abordar, comprueba que tu calendario de charlas es el adecuado, etc. Estar bien rodeado te ayudará a identificar tendencias, líderes o sitios clave, etc. Contar con la experiencia de empresas como Gedeth te ayudará a tener una agenda más cualificada de contactos”.
7. Incorpora acciones de Business Intelligence.- Durante una feria ocurren muchas cosas, a veces demasiadas. Todo ese torrente de información se puede perder. “No proponemos morir sepultado en datos, pero sí que se tenga previsto cómo almacenar los inputs que recibimos: recopila el material fotográfico, monitoriza redes sociales, haz un checklist de las acciones que estás desarrollando, vigila a la competencia, anota ideas, problemas y éxitos nuevos durante la feria... Lo que no midas durante la feria no lo harás después. Se trata de tener sensaciones y datos fehacientes para trabajar con ellos”.
8. Atiende a tus visitas.- Parece sencillo hasta que se complica. El contacto humano es el mejor medio para generar emociones. Y, por tanto, es el adecuado para crear recuerdo, vinculación o percepción de valores subjetivos como la calidad, el riesgo, la confianza, etc... “Asegúrate de que hay turnos de presencia en el stand o en los eventos y que cubres tu propia agenda de negocios. Es un fallo común dejar todo a la improvisación y es así como se pierden las oportunidades. ¡Ah! Y no te olvides de formar al personal que contrates: no son de la empresa y por tanto no tienen inercia ni conocen bien el sector, la compañía, ni tus puntos fuertes y diferenciales frente a la competencia”.
9. Publica resultados y tu opinión.- Emite una nota de prensa y tu opinión en las redes sociales. Esas fotos y frases que hemos guardado, el número de entrevistas que tenemos listadas del punto 7 son la clave que necesita una nota de prensa para ser actual e informativa. El 80% de la nota de prensa debería ya estar escrita y validada antes de la feria (punto 4). Ahora, ya con datos, hay que contextualizar y aportar la información relativa a lo que ocurrió.
10. Obtén rendimiento comercial y saca conclusiones.- Una buena automatización comienza en el momento de captar el lead, si eres capaz de determinar un buen lead de uno frío mejor. “La riqueza de los datos que captes será la facilidad de saber qué opciones tienes sobre tus leads. Trabaja de nuevo sobre tu agenda de negocios: agradece la presencia, solicita feedback, ofrece muestras, pide visitas, pide permiso para enviarles newsletters (dar una tarjeta no es sinónimo de querer recibir un newsletter). Debes medir si has alcanzado tanto los objetivos de la feria (leads, visitas, entrevistas, entregas de material, etc.) como los posteriores (conversiones, menciones en prensa, contratos cerrados, etc.)”. Más información en www.gedeth.com