Con el objetivo de reducir sus costes de gestión de facturas de proveedores en papel (40.000 al año) e incrementar la eficiencia de todo el proceso, hace un año instalaron la solución INVOICES de ReadSoft. Tras el éxito de este proyecto, decidieron ampliarlo con la implantación del módulo de Digitalización Certificada, así como con el módulo para el tratamiento de las facturas recibidas en formato electrónico.

Y es que MIGASA, como muchas empresas, tiene dos canales de recepción de facturas. Por un lado, recibe facturas en papel y, por otro, facturas electrónicas. Ambas tipologías se automatizan con INVOICES.

Las facturas que reciben en papel se escanean y los datos relevantes se capturan y cotejan de forma automática contra la información del pedido en Microsoft Dynamics NAV. Además, tras la homologación por la Agencia Tributaria del software INVOICES, conforme a la Orden EHA/962/2007, ahora MIGASA podrá prescindir del archivo de las facturas originales en papel, consiguiendo aún mayores ahorros en la gestión y archivo de sus facturas.

Más facilidad de manejo y consulta

Por su parte, para las facturas electrónicas, INVOICES comprueba la existencia de la firma electrónica y su validez. Posteriormente, para las facturas en formato factura-e (xml), genera una visualización en formato PDF, que facilita su posterior manejo y consulta para gestión de incidencias, reclamaciones, auditorías,… Finalmente, INVOICES ha sido integrado en Microsoft Dynamics NAV, lo que facilita aún más el trabajo.

Para gestionar de forma automática los acuses de recibo de los albaranes, y las facturas de venta, MIGASA utiliza FORMS, otra aplicación de ReadSoft, que les facilita la supervisión de las entregas y su cobro posterior.

“Tanto la digitalización certificada de facturas como el tratamiento de facturas electrónicas suponen un gran avance para mejorar y optimizar aún más nuestros procesos de contabilización de facturas de proveedores. Ahora INVOICES automatiza completamente el proceso- desde su entrada y recepción hasta su archivo y consulta. Y los ahorros se incrementan de manera considerable”, comenta Nicolás Luna, Director de Informática de MIGASA.

“La homologación de nuestra aplicación por la Agencia Tributaria es un paso más en nuestro afán por conseguir que las empresas trabajen de la forma más eficiente posible, reduciendo las tareas que no aportan ningún valor, y permitiendo que se centren en su actividad principal y su negocio”, comenta Antonio García, Director General de ReadSoft España.