Con sede central en España y oficinas en Italia, Francia, Reino Unido, Holanda, Marruecos, Turquía, Senegal y Argentina, el Grupo Tolsa tiene presencia comercial en más de 60 países y dedica más del 85% de su capacidad productiva a la exportación.

Grupo Tolsa requería una herramienta que permitiera centralizar la información corporativa y facilitar su acceso a toda la plantilla. El crecimiento del negocio y el consiguiente aumento de tareas llevaron a la compañía a implantar un sistema más completo, que sustituyera a ACT! By SAGE, la solución utilizada hasta el momento, y que le permitiera trabajar de forma integrada con proveedores y clientes, eliminando tareas redundantes.

Tras un proceso de selección, la compañía se decantó porExact Synergy por su funcionalidad, coste, así como su facilidad para ser personalizada. Gracias a la modularidad y flexibilidad de Exact Synergy, se han automatizado las áreas de CRM, gestión de flujos de trabajo, gestión documental y gestión de proyectos.

“Lamentablemente, en algunas organizaciones los datos no fluyen con la debida agilidad y la información de valor está confusa y no es accesible para los miembros de la empresa”, afirma Javier Castellanos, técnico de Sistemas de Grupo Tolsa.

Visión en tiempo real

Tras la implementación de Exact Synergy, la multinacional española tiene una visión en tiempo real de los flujos de trabajo, los clientes, proyectos, así como toda la documentación. Esto se traduce en una mayor agilidad en los flujos de información interdepartamentales, así como en los procesos, y en una reducción del tiempo dedicado a los procedimientos de trabajo.

Otro de los logros obtenidos ha sido la centralización de la información, lo que permite crear, almacenar y administrar todo tipo de documentos, realizar búsquedas o compartir información, evitando duplicidades y desactualizaciones.

Base de datos única

Asimismo, con la implantación de Exact Synergy, la multinacional dispone de una única base de datos para todo el histórico de clientes. La gestión de ficha de clientes ha permitido que los históricos de contactos, comunicaciones, informes de visita y cualquier otro tipo de contacto con el cliente estén disponibles para toda la organización, con las consiguientes medidas de seguridad en su acceso.

En definitiva, la agilidad y la facilidad de uso del sistema han facilitado la comunicación y la transmisión del conocimiento corporativo. Actualmente Grupo Tolsa ha implementado los módulos de CRM, gestión de flujos de trabajo, gestión documental y gestión de proyectos de Exact Synergy, a los que se incorporarán otros nuevos en los próximos meses.