CimWorks es una empresa fundada en 1998 dedicada a la consultoría y comercialización de sistemas de diseño para la ingeniería mecánica. Son distribuidores en España de todos los productos y servicios de SolidWorks, empresa de software para diseño mecánico 3D.

Herramienta de SolidWorks

La compañía deseaban implementar una solución tecnológica que les permitiera mejorar la gestión de la empresa y para ello ha confiado en Óptima Group, que utilizó como sistema base y plataforma de desarrollo Terrasoft XRM, una solución de gestión que incorpora en el propio sistema y licencia un entorno que permite personalizar las prestaciones y aumentarlas en el futuro.

“Después de un largo proceso de selección, vimos que Óptima Group nos ofrecía una solución de gestión global que podía adaptarse perfectamente a nuestra filosofía de trabajo actual, con unos costes muy razonables, y lo más importante, es un sistema 100 por cien escalable en necesidades futuras, lo que asegura nuestra inversión a largo plazo”, afirma Esteban Galindo, Consejero Delegado de CimWorks.

El proceso de implantación inicial ha tenido una duración de cinco meses, durante los cuales CimWorks y Óptima Group han trabajado de forma conjunta para detallar, desarrollar y crear los procesos de negocio y estructuras de información necesarias para la puesta en marcha en producción del sistema.

La migración del sistema anterior, todo un reto

Uno de los retos importantes en el proyecto ha sido la migración del sistema anterior hacia Terrasoft XRM, para consolidar y automatizar así la parte más administrativa de generación y control de pedidos, albaranes, facturación y contratos de mantenimiento.

“Veníamos de una experiencia fracasada, cuya implementación fue un desastre. Óptima Group, con Terrasoft, nos dio confianza en el proyecto y el resultado final ha cubierto totalmente nuestras expectativas. La aplicación es muy potente y el servicio de implementación inmejorable”, asegura Esteban Galindo.

Además del sistema base, se han implantado y desarrollado módulos para mejorar la automatización de los procesos y nuevas funcionalidades para la gestión empresarial, como el que permite gestionar todo el tema de las comisiones. Se trata de un módulo flexible para que la empresa pueda definir los comisionistas (comerciales, prescriptores u otro tipo de interlocutores) y sus condiciones de comisión (individuales o por tramos dependiendo de objetivos), en función de lo vendido y/o facturado, así como del tipo de productos y servicios comisionados. 

Todo este módulo y el proceso va acompañado de un informe detallado con las comisiones a pagar o pagadas, por distintos parámetro de filtrado (fechas, comisionistas, tipo de productos, etc.)

“La sustitución de un sistema antiguo basado en Excel, Access y otros documentos de Office totalmente desconectados a un sistema integrado e interrelacionado nos ha permitido concentrar toda la información para que pueda ser consultada, diseminada y usada de forma coherente Procesos que antes costaban días ahora se resuelven en minutos”, señala el Consejero Delegado de CimWorks.

“La capacidad de avanzar del sistema permitirá disponer en el futuro de más herramientas integradas que se adaptarán a nuestra evolución”, concluye Galindo. 

El proyecto, en resumen 

Situación anterior

Sage 100, Excel, Access y desarrollo propio.

Fases del proyecto

• Consultoría de negocio, procesos y datos.
• Implantación Técnica, consistente en la instalación, configuración y personalización de los sistemas en base a las necesidades de CIMWORKS. Incluyó también el desarrollo de nuevos módulos (como el de Cálculo de Comisiones), así como integración con aplicaciones externas, diseño de informes o cargas de datos.
• Migración del sistema Sage 100 a Terrasoft XRM
• Formación a usuarios, tanto en el uso diario, como en la parte avanzada del sistema.
• Soporte y mantenimiento. Ofrecen un servicio de ayuda y soporte a través de teléfono, chat y asistencia remota, así como un plan de mantenimiento correctivo y evolutivo.

Áreas involucradas

• Dos delegaciones en Barcelona y Madrid.
• Más de 30 usuarios.
• Ventas, Marketing, Administración, Servicio al Cliente y Dirección

Objetivos

• Gestión de Empresas y Contactos
• Conocimiento del cliente
• Gestión de Agenda Comercial
• Gestión de catálogo de productos y servicios.
• Gestión de campañas de comunicación
• Proceso administrativos (ofertas, contratos, facturas, albaranes)
• Automatización de procesos
• Gestión de comisiones comerciales
• Reserva de recursos (salas, coches, etc)

Soluciones tecnológicas

• Terrasoft XRM
• Plataforma de Base de Datos: Microsoft SQL Server

Beneficios principales

• Integración total de la información
• Una sola plataforma para toda la gestión de la empresa y departamentos
• Visibilidad 360º del negocio
• Gestión del equipo

Lo más valorado por el cliente 

• Una herramienta potente a un precio asequible
• La capacidad de avanzar del sistema permitirá disponer en el futuro de más herramientas integradas que se adaptarán a la evolución de la compañía

Planes de futuro

Mejorar procesos, nuevos desarrollos y cubrir nuevas necesidades.