El proyecto Alfil (Aplicación Logística y Financiera Integral) ha sido una de las iniciativas económica y logística de mayor envergadura abordada en España y ha permitido unificar la infraestructura de sistemas del Cuerpo de carácter militar integrando las soluciones y desarrollos a medida de SAP.

El proyecto Alfil da soporte a más de 76.000 agentes

Antes de emprender el proyecto, cada área de la Guardia Civil operaba de manera autónoma, bien a través de sistemas propietarios, o bien sin ningún sistema. Con Alfil se han integrado más de 100 centros, 1.500 usuarios y se da soporte a más de 76.000 agentes.

El reto de la modernización

La Guardia Civil se planteó cambiar la infraestructura con que contaba con el objetivo de definir un modelo de gestión que permitiera optimizar los procesos de las áreas económico-financiera y logística, y lograr una gestión sencilla, transparente y eficaz de los recursos. Para ello era fundamental determinar un modelo integrado de información para lograr el dato único; integrar sistemas externos y propios; automatizar procesos manuales; e integrar funcionalmente las áreas de gestión.

Otras prioridades establecidas por este Cuerpo de Seguridad del Estado eran la reducción de los niveles de inventario, mejorando la planificación y las previsiones; la optimización de la comunicación entre las áreas de la Dirección General de la Guardia Civil; y el establecimiento de un control riguroso de las tramitaciones administrativas de cada documento.

El proyecto desarrollado por la UTE formada porIndra e Informática El Corte Inglés supuso la conformación de un equipo de más de 40 personas y de una Oficina de Proyecto, que ha realizado un seguimiento de cada una de las fases. 

La opción SAP

La Guardia Civil decidió apoyarse en el software de SAP para poder desarrollar el proyecto. Las razones que llevaron a elegir este software fueron su solidez y versatilidad, ya que está basado en los estándares de las mejores prácticas y garantiza la escalabilidad. Se implantaron los módulos económico-financieros y logísticos de SAP ERP 6.0, así como las soluciones verticales para Sector Público, y Defensa e Industria Aeroespacial de SAP.

La primera ha permitido integrar la plataforma de RRHH de SAP –de la que ya era usuaria la Guardia Civil- con la logística y el área económica para establecer la gestión total de los recursos que dan soporte a cualquier organización: humanos, económicos y logísticos.

En cuanto a los verticales, su implementación ha sido pionera en nuestro país porque es la primera vez que se implanta el vertical de Sector Público de SAP ERP 6.0 en España y porque también es el primer usuario que aplica la solución de Defensa y Aeroespacial al mantenimiento de aeronaves en nuestro país.

El proyecto se dividió en tres fases. Tras la reingeniería de procesos se puso en marcha la primera etapa, que contemplaba el aprovisionamiento, la Web del vestuario y la elaboración presupuestaria y gestión de activos. Una segunda fase contempló el mantenimiento de equipos de toda la Guardia Civil y el MRO (mantenimiento y reparaciones) en el Servicio Aéreo. Finalmente, se desplegaron las áreas de ejecución presupuestaria, contratación, gestión de inmuebles, contabilidad analítica, IRS (Gestión de Viajes) y tesorería. Además, se desarrolló la integración entre la gestión presupuestaria y la logística.

Web del Vestuario

Uno de los aspectos más llamativos de este proyecto lo constituye la Web del Vestuario, que ha sido desarrollada en Java. Se trata de uno de los procesos cubiertos en el área logística y desde esa página Web se gestionan los uniformes de los 76.000 agentes que componen el Cuerpo. 

Cada uno de ellos cuenta con un certificado digital que le sirve para identificarse y conectarse a la Web con el fin de solicitar las prendas que necesite. El funcionamiento es similar al de cualquier portal de venta online y el agente puede realizar un seguimiento del estado de su petición. Este sistema ha proporcionado importantes ventajas, sobre todo a los agentes destinados en emplazamientos rurales, para los que la solicitud y seguimiento de las prendas de uniforme resultaba muy compleja antes de la implantación de la Web del Vestuario.