El 31% de las organizaciones europeas siguen perdiendo documentos importantes mientras que el 24% carece de instalaciones de auditoría interna para seguir y controlar el movimiento de su información crítica. Así lo pone de relieve el estudio realizado por Coleman Parkes Research para Ricoh, que incluye entrevistas con 458 altos ejecutivos de seis sectores de mercados verticales en Europa.

“Las dinámicas que enfrentan el futuro lugar de trabajo, como la globalización y los cambios demográficos, están impulsando la sobrecarga de información. Para el año 2020 la información digital se multiplicará por 30 y el número de archivos por 60. Este concepto de “Big Data”, en combinación con el cambio en la cultura del lugar de trabajo, significa que la gestión eficaz de la información y el cumplimiento de la normativa de los documentos es de suma importancia para las organizaciones en todos los mercados verticales”, señala Carsten Bruhn, Vicepresidente Ejecutivo de RICOH Europe.

“Los resultados revelan que muchas organizaciones europeas admiten no haber llevado a cabo la gestión efectiva de sus procesos de documentos de negocio críticos; y que tienen la intención de dejarlo para un futuro más o menos cercano”, apunta también Bruhn.

Graves carencias en la recuperación de información

El estudio demuestra que incluso muchas de las industrias con un alto nivel de regulación están en riesgo. Un CIO del sector de la Salud exponía que: “Estamos trabajando con la FDA (Food and Drug Administration) y la EMA (Agencia Europea de Medicamentos) para que toda la información de nuestro negocio sea realmente segura, de lo contrario habría serias dudas sobre la validez de nuestros datos”. Sin embargo, el estudio ha demostrado que casi un tercio de las empresas de Salud (el 29%) no tienen ningún proceso de seguimiento de auditoría para la documentación crítica de su negocio.

Al referirse a la capacidad de recuperar con seguridad y rapidez la información crítica de su negocio, un CIO del sector de los Servicios Financieros señaló: “debido a la gran cantidad de documentos, a veces resulta muy complicado detectar lo que estamos buscando. Esto supone otro problema para nosotros”.

Los datos han revelado una tendencia similar, menos de la mitad de las organizaciones europeas de Servicios Financieros (sólo el 45%) confirma que tienen capacidad para llevar a cabo seguimientos de auditoría para todos los documentos críticos confidenciales de la empresa. Mientras que un 20% de las empresas de este ámbito asegura no tener ningún proceso en marcha de este tipo. Estas cifras son significativas e impactarán en el cumplimiento de la Ley Sarbanes Oxley, que obliga a las organizaciones a garantizar que sus documentos críticos de negocio no sean alterados, destruidos o extraviados.

Impactos de la pérdida de documentos

Aún es más preocupante que el 31% de todas las empresas europeas siguen siendo propensas a la pérdida de documentos importantes. Las organizaciones en el sector de la Educación se encuentran en un nivel de riesgo mayor, pues el 38% de las mismas admite que, de vez en cuando, pierde o extravía información crítica del negocio en comparación con el 14% en el sector Legal.

Más de la mitad de las empresas (el 52%) señaló que el impacto más significativo es en lo que respecta a retrasos en los procesos de negocio. El resto de impactos varían desde daños en la reputación por la falta de pago de las facturas, hasta la pérdida de información crítica, las infracciones de cumplimiento y los clientes insatisfechos.

“En momentos en que las organizaciones de todos los sectores verticales deben mejorar su eficiencia operativa en general con el fin de competir en el mercado mundial, este estudio muestra que muchas de ellas se exponen innecesariamente al riesgo”, destaca Bruhn.

"Al mismo tiempo que los directores de TI revisan los procesos de negocio críticos y la aplicación de métodos "Big Data" dentro de sus organizaciones, necesitan también el apoyo tanto del Consejero Delegado como del Director General para impulsar los cambios necesarios en las prácticas de trabajo y en los procesos de documentos. Después, con el socio de negocio adecuado, es posible implementar correctamente una estrategia de optimización de extremo a extremo, lo cual reducirá los costes de negocio que tienen un elevado impacto en la colaboración personal y en la efectividad y garantizará el cumplimiento de las regulaciones de documentos dentro de su mercado vertical específico”.